¿Perdés el tiempo? Sistematizá tu negocio

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Los sistemas pueden ser la salvación de tu carrera Freelance. ¿Alguna vez te pusiste a analizar como era todo tu proceso de trabajo?  ¿Pensaste como eso influye en tus clientes y en tu día a día? En este podcast te contamos un poco el proceso que tenemos a la hora de trabajar con  clientes y como podés hacer vos para aplicarlo en tu propio caso. Para plantear el problema comencemos imaginando un poquito.

 

Una pequeña historia

Esta es la historia de dos Freelancers que empezaron trabajando con un cliente, estaban muy contentos con él y no tenían ningún problema. Luego apareció otro que también  les gusto entonces le dijeron que si, ¡Vamos a trabajar con él! Después de un tiempo apareció un tercero al que también le dijeron le dijeron que si… ¿Por qué no?  Yo que siempre “es mejor más que menos”.

Luego de trabajar un tiempo encontraron un cuarto y ahí es cuando empezaron a aparecer los problemas. Miles de reuniones, dormían muy poco y también perdían los archivos. Acto seguido empezó a pasar lo peor de todo: Empezaron a pasarse las fechas de entrega.

Un día se despertaron y descubrieron que no tenían ningún cliente. Su desorganización los había hecho fracasar. ¿Te suena familiar?

¿Te pasó de sentirte agobiado con muchísimos mails de clientes distintos? ¿Sin saber que hacer primero?

Me pasaba al principio que era muy desorganizado. Incluso me daba pereza responderle a los clientes porque no sabía cual atender primero. Hoy por hoy soy muy organizado, tengo todo ordenado en carpetas en la pc. Un carpeta por cliente con sus respectivos archivos, investigaciones y pedidos. Porque lo peor que me puede pasar es lo que le pasó a los dos pequeños freelancers de la historia: la desorganización.

 

La desorganización te va a hacer perder clientes

La desorganización es algo muy común entre todos los Freelancers. Es algo que termina perjudicándote en muchos niveles en los que no llegas a darte cuenta. No solo en la relación que tenés con tus clientes sino también en relaciones con tu familia y amigos. No querés saber más nada de la vida porque tenés que seguir trabajando y terminás quemado. Esto te lleva a pensar en cosas como “Ser Freelance es una porquería”, “No quiero hacer más esto”, “Me rechazan”, “No consigo clientes”, “Me pagan poco”, etc. En fin, ¡Muchas excusas por ser desorganizado!

Cualquier tipo de emprendimiento donde ofrezcas un servicio tiene que tener un sistema de organización como tienen todas las empresas y emprendimientos. En una fábrica de autos: entra el metal y sale un auto por el otro lado ya que hay un proceso definido que funciona perfectamente bien en cada uno de sus pasos para llegar al resultado final

Lo que te estamos proponiendo en este podcast es que evalúes tu proceso de trabajo de manera que puedas identificar en qué lugares estas haciendo mal las cosas o que se podrían mejorar y que armes un proceso en base a eso. 

 

Sistema de trabajos (o Workflows)

La traducción del ingles que hicimos de Workflows no es exacta pero es mas fácil de entender. Dicho esto, ¿necesitás un sistema de trabajo para ser Freelancer? Bueno sí,ya que cualquier forma de trabajar requiere de un mínimo de organización. 

Algo que muy común es utilizar la casilla de correos como organizador de tareas, el mail en si mismo ya es una forma de organizarte el trabajo. Es muy importante ser consciente de las tareas que debes realizar para saber diferenciar cuales son las prioritarias. y cuales son las que te hacen perder el tiempo. Tener un sistema te va a ayudar a ser más eficiente al momento de trabajar ya que vas a aprovechar mejor el día.

Un Sistema de trabajo esta compuesto de muchas partes y todas deben ser tomadas en cuenta. Desde responder mails hasta explicarle a un cliente como se trabaja con vos, pedir archivos, comunicarte por video-llamada, etc. 

Si nos seguís hace rato sabes que nosotros estamos viajando alrededor del mundo. Y si bien hablamos mucho de como trabajar siendo Freelancer también nos gusta hablar sobre viajes y lifestyle (más que nada en nuestro Instagram). Siendo Nómadas Digitales hemos descubierto que viajar y trabajar es un poco antagónico. Ya que trabajar mucho te quita el tiempo para viajar y conocer lugares, entonces ¿Qué hicimos? Simplemente creamos nuestro sistema de trabajo que nos organizó el tiempo de una forma optima. Así pudimos salir a recorrer sin estar pensando que en todo momento hay que estar respondiendo mails a los clientes, ahora todo tiene su momento y su lugar.

 

Armando un proceso personalizado según tus necesidades

Todos los negocios son diferentes, por eso no hay una sola forma de trabajar. Al armar un proceso de trabajo lo importante es saber donde estás fallando. Para eso necesitás revisar tus procedimientos e identificar las cosas que pueden traerte problemas, también podés revisar las tareas que se pueden automatizar. De esta formas ahorras tiempo en tareas que son repetibles, por ejemplo los pagos, saber en que momento del día sos más productivo para trabajar, incluso tener respuestas ya redactadas que puedas modificar rápidamente, etc. Todo tiene que apuntar a que armes un proceso que se adapte a lo que vos necesites. Un proceso de de trabajo sería algo como lo siguiente.

Contacto con el potencial cliente

El cliente tiene que tener la posibilidad de contactarse con vos a través de tu web, redes sociales, teléfono o referencia (recomendación de otra persona). Los clientes no van a caer del cielo si no te moves. Tenés que ir a buscarlos a los lugares donde ellos están como linkedin, upwork, facebook, plataformas online, etc. Esto solo lo vas a saber conociendo a tu cliente ideal y donde se mueve tu audiencia. Les envías un mensaje o mail preguntando que problemas tiene en su emprendimiento o empresa, siempre y cuando sean clientes que se muevan en el rubro donde vos puedas ofrecer tus servicios.

Conseguir clientes activamente es una tarea constante, no van a llegar a tu web y contratar tu servicio si no te conocen. Para conseguir clientes tenés que saber muy bien que es lo que estas vendiendo y a quienes. En tu web tiene que figurar tu proceso de trabajo bien explicado y que no deje dudas de cual es el valor que aportás al cliente.

 

Entrevista para que te contrate

Lo importante de una entrevista es posicionarte como una persona experta en lo que hace. La forma de hacer esto es entregar valor al cliente mediante el análisis de sus necesidades. Esto quiere decir que en vez de enumerarle todas tus habilidades vas a concentrarte en averiguar cual es el problema que tiene. Probablemente esto requiera más de una entrevista pero seguramente ya tengas algunas pistas y puedas brindar información útil. 

Por el ejemplo, muchos clientes creen que los mas importante es tener una identidad para su marca. Piensan que no venden porque no tienen un “logo bonito” y en realidad, muchas veces ni siquiera saben cual es su Cliente ideal o cual es el nicho de su negocio. En este caso podés ayudarlos a definir cual es su cliente ideal. Brindar valor de este tipo es algo que te posiciona inmediatamente sobre otros Freelancers.

¿Vos ya estás haciendo este tipo de entrevistas? ¿Brindás valor al Cliente en tu primer entrevista?

 

Te envía el pago y explicas tu método de trabajo

Una vez que  quedaron todos los puntos claros en la entrevista vas a tomarte tu tiempo (máximo 5 días) para analizar toda la información que te brindo el cliente. En la propuesta de trabajo tiene que ir el proceso de trabajo, como van a contactarse, cuales son las fechas limites, cuales van a ser los días laborales (nosotros no trabajamos los fines de semana), cuanto va a costar el proyecto, las condiciones del trabajo (por ejemplo, que el proyecto no va a dar comienzo hasta que no te pasen todos los archivos, textos o fotos) y todo lo que vos necesites para explicar tu proceso de trabajo. 

Cuando hablamos de pagos siempre recomendamos que cualquier tipo de trabajo tenga un adelanto del 100%, si encontrás resistencia en esto o te sentís incomodo o incomoda bájalo al 75% o 50% pero nunca por debajo del 50%, y NI SE TE OCURRA empezar a trabajar sin que te hayan depositado el dinero antes. Esto tiene que estar muy en claro en la propuesta. No tiene que quedar nada afuera de la propuesta.

 

Trabajando

No hay mucho que decir sobre esto ya que cada servicio tiene sus formas para funcionar. Por lo general va a constar de una investigación del problema del cliente. Una buena practica es trabajar codo a codo con el cliente haciéndolo partícipe del proceso de trabajo. Esto quiere decir que vas a estar trabajando CON el cliente y NO que el cliente te va a decir que tenes hacer, al fin y al cabo ¿Quien es el profesional, vos o el? 

Esta modalidad logra que el cliente se involucre con todo lo que esta pasando y tienda a responder más rápido a tus preguntas. No hay nada peor que enviar mails y que te respondan la siguiente semana.

 

¿Cómo sigue esto?

Dependiendo del tipo de trabajo que hayas hecho vas a entregar un documento enseñando lo que tengas que explicar, si hiciste una web en wordpress será un documento explicando que tiene que hacer el cliente para cargar datos o si es un diseño de marca entregarás un manual de marca. 

Lo mejor que puede resultar de esto es que el cliente no tenga que acudir a vos para hacer uso de de lo entregaste, al menos que de eso se trate el trabajo y sea pago. La mejor sensación que recibe un cliente es cuando no tiene que preocuparse por algo (te delega un trabajo) o si lo puede hacer el mismo (esos clientes que les gusta meter mano en su web). 

Por último hay que saber si el cliente ha quedado satisfecho. Para esto tenes que preguntarle (por medio de mail, chat, teléfono o lo que quieras) que le pareció el servicio. Lo mejor es mandar una encuesta con algunas preguntas claves como ¿Qué te pareció el proceso de trabajo?, ¿Podés recomendarme con otras personas?, ¿Que te pareció  la comunicación? o cualquier pregunta que a vos te sirva para mejorar tu servicio.

 

Testimonial

Dependiendo del tipo de respuestas que te hayan dado en el paso anterior podés armar un testimonial personalizado. Lo que tenés que lograr es que el cliente no piense mucho en esto ya que puede ser tedioso para el o ella. Escribí algo sincero que hable sobre vos y tu servicio diciéndole algo como “Escribí esto en base a las respuestas que me diste en la encuesta anterior, me autorizás a ponerlo en mi web o le querés cambiar algo?”. 

Si todo salió bien es muy probable que el cliente este contento con tus servicios y no tenga objeciones. Acordate que trabajar de manera Freelance es entablar relaciones con los clientes. 

 

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