Cómo ser más productivo en el día a día

Ser productivo en el día a día es algo que tiene dos caras: te puede ir muy bien o te puede jugar completamente en contra. Estas dos caras de una monedad que siempre esta girando se muestran constantemente en nuestro día a día.

 

¿Tan necesario es estar 10 minutos más en Facebook? ¿Es necesario ordenar ese cajón que tiene todas las herramientas justo hoy? Hay tareas que, por más que parezcan insignificantes, terminan haciendo un numero al final del día. En este episodio hablamos de como podes crear una rutina diaria para ser productivo día a día y vencer la procrastinación.

Hay dos cosas que pueden disparar la procrastinación de una forma casi automática. Una es tener que estar haciendo cosas que te aburran y la segunda es tener que hacer cosas que no te gustan. Nos distraemos como una respuesta para salir de una situación que no nos agrada.

Para poder romper este ciclo de perdida de tiempo podemos hacer varias cosas.

 

Conócete a vos mismo

El primer paso para solucionar un problema es reconocer que tenemos uno. Reconocer el problema es esencial. Si sabes cuales son las cosas que te afectan ya podés tomar medidas para cambiar esa situación.

Dentro de detectar el problema en si también es importante identificar el tipo de problema que estamos teniendo, no es lo mismo que tengas que hacer algo que definitivamente no te gusta a tener que hacer algo no sepas como hacerlo. Diferente es algo que simplemente te aburra.

 

Auditar el problema

En este paso lo que vas hacer es darle un valor al problema que identificaste previamente para saber qué nivel de importancia tiene. Para ello vas a revisar cuales son las tareas que debes hacer, vas a clasificar las tareas: las que son importantes van primero, las que son urgentes van segundo, cuidado con las tareas que son urgentes, pero no son importantes (como ordenar el cajón de la ropa).

 

Hay tareas que parecen que requieren de atención, pero no son para nada importantes para nuestro negocio. Ponerles un puntaje es otra buena opción al momento de ordenar nuestros problemas.

 

Dentro de la auditoria también hay que analizar la cantidad de tiempo invertido en cada tarea. Muchas veces no tenemos noción de cuánto tiempo nos lleva hacer algo y eso nos perjudica la agenda.

 

Tercerizar tareas

No sos una persona todopoderosa y muchas veces no poder resolver un problema nos sobrepasa. En la medida que se pueda esta es una muy buena solución a tus problemas. Muchas veces no solucionamos las cosas porque pensamos que las tenemos que hacer nosotros mismos y esto no tiene por qué ser así.

 

Programación de tareas

La procrastinación suele aparecer cuando no tenemos muy en claro la división entre trabajo y ocio. Para un Freelancer esto es fundamental, trabajar 14 horas por día no es para nada sano. Así como nos agendamos un espacio de trabajo el momento de ocio también es muy importante.

 

Hay que darse el tiempo para poder desconectar la mente y vaciarla de problemas para poder atacar los próximos desafíos de manera inteligente. Si estás todo el tiempo con problemas lo más probable es que termines con la cabeza quemada y no quieras hacer nada más, este es el peor de los estados en los cuales puede llegar un Freelancer. Una vez que te quemaste no hay chanche de volver a trabajar sin tomar un descanso mental, físico y psicológico.

 

Para no llegar a este punto lo que debes hacer es programar día a día las tareas que tengan un tiempo límite. Debe estar muy en claro cuándo se va a terminar esa tarea y de qué forma, por eso es muy importante clasificar las tareas previamente.

 

Otra cosa que podés hacer, para motivarte a terminar tarea, es darte una recompensa cada vez que termines algo. Puede ser cualquier cosa, 10 minutos en Instagram, tomarte una pausa de 15 minutos con un café de por medio o salir a caminar al final del día para dar un cierre a la jornada laboral (nosotros hacemos esto). Tiene que ser lo que quieras pero que tampoco se pase del otro lado, completar dos tareas no quiere decir que te tomes una siesta de 2 horas, hay que encontrar un balance.

 

La regla de los 5 minutos

Lo más difícil para arrancar una tarea es vencer todos los pensamientos negativos que aparecen. Una forma de vencer estos pensamientos es tomar impulso para hacer esa tarea. La mejor forma es poner la mente en blanco y hacerla durante 5 minutos ya que la mayor barrera siempre es empezar.

 

Una vez que ya estés haciendo la tarea durante 5 minutos vas a ver que la vas a poder avanzar sin problemas e incluso la llegues a terminar. La tarea en si no es el problema, el conflicto sucede en el momento de afrontar ese problema que nos incomoda. Por eso es muy bueno hacer este ejercicio.

 

La técnica Pomodoro

Esta técnica te divide una hora por bloques, por ejemplo, una hora se puede dividir en 30 minutos, descansar 5 minutos y luego trabajar otros 30, o sea dos bloques de 30 minutos. Hay apps que son relojes que te setean el tiempo. La idea es trabajar por bloques que ya tengas predefinidos y te tomes el tiempo correspondiente al descanso para ser más productivo día a día.

 

De esta forma podés saber cuántos bloques de tiempo te puede llevar una tarea y luego acumular el tiempo de descanso al final. Es muy versátil, depende de vos.
Esto no sirve para tareas creativas ya que sería una idiotez estar súper creativo y cortar la inspiración para descansar 5 minutos. Esta técnica solo aplica para las tareas aburridas y repetitivas como responder un email.

 

Tiger time!

Esta técnica consta de identificar cual es el tiempo del día en el cual sos más productivo y que ese momento sea sagrado. Nada puede interrumpir ese momento. Si sos más productivo en las mañanas ese va a ser tu momento, si es en la noche también. Lo importante es que ese momento sea único y que nada interrumpa ese flujo de trabajo, el resto del tiempo tiene que ser más flexible.

 

Cualquiera de estas técnicas son completamente válidas. Solo tenés que usar la que te sea más efectiva. Recordá que al final del día lo único que importa es la voluntad que tengas para poder hacer todas las tareas. Sin voluntad no llegas a ningún lado y depende solamente de vos.

 

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